Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) beachtet werden.
Unsere allgemeinen Datenschutzhinweise und die Besonderheiten beim Besuch unseres Internetauftritts finden Sie in folgenden Tabs:
Datenschutzinformation für Kunden und Interessenten der
«HospiChef UG (haftungsbeschränkt)»
nach Art. 13, 14, 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Produkten/Dienstleistungen. Der Schutz der Privatsphäre und des Persönlichkeitsrechts unsererKunden/Interessenten hat für uns entscheidende Bedeutung.
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und IhreRechte aus dem Datenschutzrecht (DS-GVO/ BDSG) geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sichmaßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
HospiChef UG (haftungsbeschränkt)Jan-Malte Bodenbach, Simon StarfingerGartenstraße 987656 Germaringen
2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz(BDSG) und anderen relevanten Datenschutzvorschriften verarbeitet.
2.1 Datenverarbeitung im Rahmen der Kunden-/Vertragsbeziehung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO)
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, welche wir aus Geschäftsbeziehungen (mit Kunden oder Interessenten) oder Anfragen an unserUnternehmen erlangt haben. Diese Daten erhalten wir in der Regel direkt vom Vertragspartner oder einer anfragenden Person. PersonenbezogeneDaten können aber auch aus öffentlichen Quellen (z.B. Handelsregister) stammen, sofern die Verarbeitung dieser Daten zulässig ist. Auch können unsDaten von anderen Unternehmen berechtigt übermittelt worden sein. Je nach Einzelfall speichern wir zu diesen Daten auch eigene Informationen (z.B.im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung). Je nach Einzelfall kann es sich hierbei um Stammdaten (z.B. Name, Anschrift), Kontaktdaten (z.B.Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Vertrags- und Abrechnungsdaten zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen oder notwendige Daten zurBearbeitung einer Anfrage, gegebenenfalls auch Bonitätsdaten, Werbe- und Vertriebsdaten und sonstige Daten aus vergleichbaren Kategorienhandeln.
Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B.Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), sowie andere mit den genannten Kategorienvergleichbare Daten sein. Zusätzlich speichern wir Ihre Auftragschronik und Ihre Korrespondenz mit uns.
Wir verarbeiten Ihre, teilweise auch personenbezogene, Daten zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen, zurAngebotserstellung und Rechnungsstellung sowie zur Kontaktaufnahme und Information im Rahmen der Kundenbetreuung.
2.1.2 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Einladungen zu Veranstaltungen,Werbeaktionen etc.) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kannjederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018,uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zumWiderruf verarbeiteten Daten.
2.1.3 Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung unserer Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oderzur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach denkonkreten Dienstleistungen. Ebenfalls verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten für administrative Zwecke, wie etwa zur Versendung vonRechnungen und zur Vornahme von Zahlungen. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten auch, um unsere Dienstleistungen zu erbringen und zuverwalten.
2.1.4 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstaufgrund von Rechtsnormen rechtlich erforderlich ist. (z.B. nach dem Geldwäschegesetz).
2.1.5 Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns odereines Dritten verarbeiten. Das umfasst die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
- für die Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie bestehenden Systemen und Prozessen;
- für die Einholung von Auskünften und den Datenaustausch mit Auskunfteien, falls dies über unser wirtschaftliches Risiko hinausgeht;
- für die Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Due Diligence (Pflichtenkatalog), z.B. bei Unternehmensverkäufen;
- für die Anreicherung unserer Daten durch die Recherche und Nutzung öffentlich zugänglicher Daten;
- für statistische Auswertungen oder für Markanalysen;
- für das Benchmarking;
- für interne und externe Untersuchungen und oder Sicherheitsüberprüfungen;
- für die Sicherstellung und Wahrnehmung unseres Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Videoüberwachungen);
- für die Durchsetzung unserer Rechte und Abwehr unberechtigter Ansprüche im Fall eines Rechtsstreites mit Ihnen.
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
- Werbung oder Marktforschung
- Kunden-Zufriedenheitsumfragen
- Adressermittlung durchzuführen (z.B. bei Umzügen)
- Ihnen Informationen über unsere Produkte und Leistungen zukommen zu lassen.
- Maßnahmen zur Verbesserung und Entwicklung von Services und Produkten durchzuführen, um Ihnen eine kundenindividuelle Ansprache mit maßgeschneiderten Angeboten und Produkten anbieten zu können.
- Ihre Daten anonymisiert zu Analysezwecken zu verwenden
3. Kategorien von personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:
- Stammdaten à Personendaten (z.B. Name, Staatsangehörigkeit, Beruf/Branche, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
- Abrechnungsdaten à z. B. z. B. Kundennummer, Lieferanschrift, …
- Steuerdaten (z.B. USt-ID-Nummer)
- Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten),
- Registerdaten und sonstige Daten aus öffentlichen Quellen (z.B. Internet, Medien, Presse, Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher).
4. Wer erhält Ihre Daten?
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichenund gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
- von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten, z.B. in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Logistik und Druckdienstleistungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Medientechnik, Steuer- und Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Kurierdienste;
- öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind;
- Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten für unter Ziffer 3.4 genannte Zwecke (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter).
Sofern Dritte Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten, werden wir die vertraglichen, technischen und organisatorischen Maßnahmenergreifen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie dieseVerarbeitung notwendig ist. Die Dritten werden dazu verpflichtet, sich bei der Verarbeitung stets an das geltende Recht zu halten.
Informationen über unsere Kunden dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern oder der Kundeeingewilligt hat.
Arbeitnehmer unseres Unternehmens dürfen auf personenbezogene Daten nur zugreifen, soweit dies notwendig ist, um dem jeweiligen Zweck gerechtzu werden und ihre einzelnen Aufgaben erledigt werden können.
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichtenerforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren– befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO),Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) könnendiese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Unser Unternehmen hat adäquate Vorkehrungen getroffen, um die Geheimhaltung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.Unser Unternehmen hat adäquate technische, physische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um personenbezogene Daten vor einerversehentlichen oder widerrechtlichen Vernichtung oder einem versehentlichen Verlust sowie vor Schäden, Veränderungen, einer unbefugtenWeitergabe oder einem unbefugten Zugriff sowie vor jeder anderen Form einer widerrechtlichen Verarbeitung (darin inbegriffen, ohne daraufbeschränkt zu sein, eine nicht notwendige Erfassung) oder weitergehenden Verarbeitung zu schützen. Dazu gehören beispielsweise Richtlinien zur IT-Sicherheit, Mitarbeiterschulungen und Sicherung von Servern.
6. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)?
Von uns werden keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfälleneinsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.
7. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen
Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit uns erforderlich, zu derenErhebung wir gesetzlich verpflichtet oder zur Wahrung berechtigter Interessen berechtigt sind. Zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten sindSie nicht verpflichtet. Ohne die Bereitstellung wäre die Durchführung des Vertrages jedoch nicht ordnungsgemäß möglich, was in letzter Konsequenzdie Verweigerung des Abschlusses oder die Beendigung eines Vertrages zur Folge haben könnte. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten,werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.
8. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Falls Sie eines dieser Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an uns oder ggf. unseren Datenschutzbeauftragten. Wir empfehlen Ihnen, bei der Email-Kommunikation von besonders sensiblen Daten eine Inhaltsverschlüsselung zu wählen (z.B. verschlüsseltes pdf-Dokument o.ä.).
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten,die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO(Datenverarbeitung für Aufgaben im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdigeGründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dienst der Geltendmachung,Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Informationen über Ihr Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenenDaten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. NachErhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeitder Verarbeitung vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Widerspruch gegen eine Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung Im Fall der Datenverarbeitung für Direktwerbung haben Sie das Recht,jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zweck derartiger Werbung einzulegen, gleichfallsgegen ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zweckeverarbeiten.Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:E-Mail: datenschutz@hospichef.com
9. Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen dieDSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)Promenade 1891522 Ansbach
Änderung unserer Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies wegen der technischen Entwicklungerforderlich wird. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweilsaktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.
